Die häufigsten Anliegen sind bekannt.
Fragen, Antworten und benötigte Angaben lassen sich aus echten Gesprächen ableiten und für den Assistenten freigeben.
Alle Leistungen
Spezialfall der KI-Integration
Ein Telefonassistent, der erreichbar ist. Und weiß, wann ein Mensch übernehmen muss.
Der Assistent nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet wiederkehrende Fragen aus Ihren freigegebenen Inhalten, erfasst Anliegen und Kontaktdaten und übergibt den Rest strukturiert an Ihr Team. Keine Blackbox: Antworten, Kosten und Übergaben bleiben nachvollziehbar.
Deutsch & Englisch24/7 erreichbarEinmalig 3.900 €
Was Sie bekommen
- Einen produktiven Assistenten für eingehende Anrufe
- Antworten aus Ihrer freigegebenen Wissensbasis
- Qualifizierung und Übergabe an ein Zielsystem
- Messbare Kosten, Protokolle und Alarmierung bei Ausfällen
Umfang & Zusammenarbeit
Ein klar abgegrenztes Festpreispaket: produktiv in vier Wochen ab dem Tag, an dem Nummer, Inhalte und Zielsystem bereitstehen.
Remote aus Deutschland. Direkt mit mir, ohne Agentur dazwischen.
Die Ausgangslage
Ein verpasster Anruf ist oft ein verlorener Vorgang.
Viele Anrufe drehen sich um dieselben Fragen: Öffnungszeiten, Status, Zuständigkeit oder die Einordnung eines Anliegens. Sie binden Zeit, obwohl die Antwort längst dokumentiert ist. Gleichzeitig darf ein Assistent nicht raten, wenn die Wissensbasis nichts hergibt.
Darum braucht es mehr als eine Stimme am Modell. Entscheidend sind eine begrenzte Wissensbasis, eine klare Eskalation zum Menschen, die strukturierte Übergabe in bestehende Abläufe und ein Betrieb, bei dem stille Ausfälle auffallen.
Typische Ausgangslage- Anrufe gehen außerhalb der Geschäftszeiten verloren.
- Dieselben Fragen werden täglich wiederholt beantwortet.
- Rückrufbitten enthalten zu wenig Kontext für eine schnelle Reaktion.
- Informationen werden von Hand in CRM oder Ticketsystem übertragen.
- Bei vorhandenen Sprachbots ist unklar, was ein Gespräch tatsächlich kostet.
- Niemand merkt sofort, wenn der Assistent nicht mehr antwortet.
Für wen das passt
Für Teams, bei denen wiederkehrende Anrufe Arbeit auslösen – und Erreichbarkeit zählt.
Das Angebot richtet sich an Service-, Vertriebs- und Operations-Verantwortliche mit regelmäßigem eingehenden Anrufvolumen. Viele Anliegen wiederholen sich, Informationen liegen vor und eine saubere Übergabe an Menschen ist wichtiger als eine künstlich endlose Unterhaltung.
Verpasste Anrufe haben Folgen.
Leads, Termine oder Servicevorgänge gehen verloren oder erzeugen Rückruflisten, die das Team später zusätzlich belasten.
Ein Mensch bleibt erreichbar.
Grenzen, Eskalationen und Übergaben sind Teil des Prozesses. Der Assistent soll Ihr Team entlasten, nicht schwierige Fälle verstecken.
Was ich mache
Annehmen.
Verstehen.
Übergeben.
01
Gesprächsrahmen und Grenzen
Wir legen fest, welche Anliegen der Assistent selbst beantwortet, welche Angaben er erfassen soll und wann er an einen Menschen übergibt. Was er nicht weiß, erfindet er nicht.
02
Antworten aus Ihren Inhalten
Antworten kommen aus einer freigegebenen Wissensbasis statt aus dem Weltwissen des Modells. Inhalte lassen sich aktualisieren, ohne den gesamten Assistenten neu zu bauen.
03
Qualifizierung und Übergabe
Anliegen, Dringlichkeit und Kontaktdaten werden strukturiert erfasst und mit Gesprächsprotokoll an CRM, Ticketsystem oder E-Mail übergeben.
04
Telefonie und Betrieb
Nummer, Sprachmodell und Zielsystem werden verbunden. Kosten pro Anruf werden gemessen, Fehler alarmiert und Gespräche gemäß dem vereinbarten Datenschutzrahmen verarbeitet.
Welche Anrufe soll der Assistent übernehmen?
In 30 Minuten klären wir, ob der Anwendungsfall zum Paket passt.
Ablauf
In vier Wochen zum produktiven Assistenten.
Der Umfang bleibt klar: ein Assistent, ein Zielsystem und definierte Gesprächswege.
SCHRITT 01
Anliegen zuschneiden
Häufige Fragen, Übergaberegeln, Sprache und Zielsystem werden festgelegt.
SCHRITT 02
Wissen und Dialog bauen
Freigegebene Inhalte, Gesprächsführung und Grenzen werden eingerichtet und getestet.
SCHRITT 03
Systeme anbinden
Telefonie, Zielsystem, Protokollierung und Kostenmessung werden verbunden.
SCHRITT 04
Testen und live schalten
Tests mit realistischen Gesprächen, Einweisung und kontrollierter Produktivstart.
Einstieg
KI-Telefonassistent. Festpreis 3.900 €
einmalig, keine monatlichen Kosten von mir
Der Assistent nimmt Anrufe an, beantwortet was sich wiederholt, qualifiziert den Rest und legt ihn dort ab, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.
Was Sie bekommen
- Annahme eingehender Anrufe auf Deutsch und Englisch
- Antworten aus Ihren eigenen, freigegebenen Inhalten
- Erfassung von Anliegen, Dringlichkeit und Kontaktdaten
- Übergabe an ein Zielsystem Ihrer Wahl mit Gesprächsprotokoll
- Weiterleitung an einen Menschen nach den von Ihnen gesetzten Regeln
- Kostenmessung pro Anruf und Alarmierung bei stillen Ausfällen
- Konfiguration, Prompts, Wissensbasis und Anbindung in Ihren Konten
Was Sie nicht bekommen
- Keine ausgehenden Akquise-Anrufe
- Nicht mehr als ein Zielsystem im Festpreis
- Keine Sprachen jenseits von Deutsch und Englisch
- Keine Übernahme von Bestandsdaten aus einer vorhandenen Telefonanlage
- Einmalzahlung: kein Abo, keine Lizenz und keine monatliche Rechnung von mir
- Vier Wochen ab dem Tag, an dem Nummer, Inhalte und Zielsystem bereitstehen
- Laufende Kosten für Sprachmodell und Telefonie rechnen Sie direkt mit den Anbietern ab
- Auftragsverarbeitung und Information der Anrufer werden vor dem ersten Gespräch geklärt
- Der Assistent und seine Konfiguration gehören Ihnen
Das Ergebnis
Was danach anders ist.
Erreichbarkeit ohne Warteschleife
Wiederkehrende Anliegen werden rund um die Uhr angenommen und beantwortet.
Übergaben mit Kontext
Ihr Team bekommt nicht nur eine Rückrufnummer, sondern Anliegen, Dringlichkeit und Gesprächsverlauf.
Ein System, das Ihnen gehört
Konfiguration, Prompts, Wissensbasis und Anbindung liegen bei Ihnen statt im Konto eines Vermittlers.
Eingesetzte Technologien
Die Bausteine dahinter.
Sprache
- Speech-to-Text
- Text-to-Speech
- Deutsch
- Englisch
KI
- Amazon Bedrock
- Claude
- Gemini
- RAG
- Guardrails
Anbindung
- REST
- Webhooks
- CRM
- Ticketsystem
- Slack
Betrieb
- CloudWatch
- Protokollierung
- Alarmierung
- Kosten je Anruf
Aus dem Eigenbetrieb
Er hängt an meiner eigenen Nummer.
Den Assistenten, den ich hier anbiete, betreibe ich selbst. Wer unter +49 (2451) 6123001 anruft und mich nicht erreicht, landet nicht in der Mailbox. Der Assistent nimmt ab, sagt zu Beginn, dass ein KI-System spricht, beantwortet Fragen zu meiner Arbeit aus den Inhalten dieser Website, nimmt Anliegen und Kontaktdaten auf und schlägt auf Wunsch einen Termin vor. So läuft das seit Juni 2026.
Er ist die Rückfallebene, nicht die Vorhut: Wenn ich rangehen kann, gehe ich ran. Bei mir ist das die richtige Aufteilung, weil aus einem Anruf meist ein Gespräch werden soll. Wo täglich dieselben zwanzig Fragen ankommen, liegt die Grenze woanders, und wo sie in Ihrem Fall liegt, entscheiden wir zusammen.
Meine eigene Fassung läuft auf Twilio, einem Server bei Hetzner und zwei Sprachmodellen von Google und Mistral, verarbeitet wird dabei durchgehend in der EU. Bei Ihnen sieht der Aufbau anders aus, wenn ohnehin alles auf AWS liegt. Eine Kennzahl steht hier bewusst nicht: Ich habe keine, die ich belegen könnte. Prüfen können Sie es trotzdem, indem Sie anrufen.
Was mit einem Anruf passiert, steht in der Datenschutzerklärung
Mit wem Sie es zu tun haben
Direkt mit mir als Freelancer. Keine Agentur dazwischen.
Ich bin Tim Rutte. Über 20 Jahre Softwareentwicklung, heute bringe ich KI-Systeme kontrolliert in den produktiven Betrieb. Sie sprechen mit der Person, die Ihren Code anfasst, vom ersten Gespräch bis zur Übergabe.
- 20+Jahre Softwareentwicklung
- 50+erfolgreiche Projekte
- 2003seit diesem Jahr remote im Einsatz
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten.
Ersetzt der Assistent unsere Mitarbeitenden?
Nein. Er übernimmt wiederkehrende Anliegen und sammelt Kontext. Sobald ein Gespräch außerhalb des festgelegten Rahmens liegt, wird an einen Menschen übergeben.
Kann der Assistent falsche Antworten geben?
Das Risiko wird durch eine begrenzte Wissensbasis, klare Antwortregeln und die Übergabe bei Unsicherheit reduziert. Absolute Fehlerfreiheit kann kein Sprachmodell garantieren; deshalb sind Grenzen und Protokollierung Teil des Systems.
Funktioniert das mit unserer Telefonnummer?
Das hängt von Ihrer Telefonanlage ab. Cloud-Telefonie lässt sich meist direkt anbinden; bei einer klassischen Anlage klären wir im Erstgespräch, ob eine Weiterleitung oder eine neue Nummer sinnvoller ist.
Welche laufenden Kosten entstehen?
Sprachmodell und Telefonie werden verbrauchsabhängig direkt mit den jeweiligen Anbietern abgerechnet. Die Kosten pro Anruf werden gemessen und vor dem Produktivstart transparent gemacht.
Wo liegen Gesprächsdaten und Protokolle?
Auf Wunsch vollständig in Ihrer eigenen Infrastruktur und Ihren Konten. Speicherort, Aufbewahrungsdauer und Zugriffsrechte werden vor dem ersten produktiven Gespräch festgelegt.
Weitere Leistungen
Womit ich sonst helfe.
KI-Integration
Die Infrastruktur hinter produktiven KI-Systemen: MCP-Server, sichere Tool-Anbindung, LLM-Integration mit Zugriffsschutz und Kostenkontrolle.
Mehr erfahrenProzessautomatisierung
Manuelle Abläufe durch echte Systeme ersetzen: angebunden an Ihre Bestandssysteme, mit Berechtigungen und Protokoll statt Tool-Kette.
Mehr erfahrenRechnungseingang automatisieren
Vom eingehenden Beleg bis zur Buchung ohne Abtippen: XRechnung und ZUGFeRD auslesen, gegen Bestellung prüfen, freigeben lassen, ins ERP übergeben – mit Protokoll.
Mehr erfahren