Abläufe, die über Excel-Listen, E-Mails und drei Abteilungen laufen, funktionieren so lange, bis das Volumen steigt oder jemand ausfällt. Ich ersetze sie durch Systeme, die an Ihre bestehende Software angebunden sind, mit Berechtigungen, nachvollziehbarem Protokoll und ohne eine Tool-Kette dazwischen, die niemandem gehört.
Prozessaufnahme als abgeschlossenes Ein- bis Zwei-Wochen-Mandat. Umsetzung danach pro Prozess, damit der erste Nutzen früh ankommt.
Remote aus Deutschland. Direkt mit mir, ohne Agentur dazwischen.
Gewachsene Abläufe sind selten dokumentiert. Jemand exportiert eine Liste, jemand prüft sie, jemand pflegt das Ergebnis in ein zweites System. Das funktioniert, solange die Menge klein bleibt und die Personen da sind. Beides ändert sich.
Die naheliegende Antwort ist eine Kette aus Automatisierungs-Tools. Die steht schnell und hält, bis eine Schnittstelle sich ändert, ein Zugangsschlüssel abläuft oder jemand fragt, wer eigentlich welche Änderung ausgelöst hat. Ich baue stattdessen einen Service, der zur restlichen Systemlandschaft gehört: versioniert, überwacht und mit Rechten, die zu Ihren bestehenden passen.
Typische SymptomeIch sehe mir an, was tatsächlich passiert, nicht was im Handbuch steht. Wer macht welchen Schritt, wie oft, wie lange, und wo entstehen die Fehler die später jemand korrigiert. Daraus ergibt sich, welcher Teil sich zu automatisieren lohnt und welcher besser bei einem Menschen bleibt.
Warenwirtschaft, ERP, Shop, CRM: meistens gibt es eine Schnittstelle, manchmal nur eine Datenbank oder einen Dateiexport. Ich binde an was da ist, statt einen Systemwechsel zur Voraussetzung zu machen. Wo eine Schnittstelle fehlt, entsteht sie sauber statt als Workaround.
Der automatisierte Prozess wird ein Service wie jeder andere: in Git, in der Pipeline, mit Tests und Deployment. Event-getrieben, damit einzelne Schritte wiederholt werden können, und idempotent, damit ein zweiter Durchlauf keinen Schaden anrichtet.
Kein Prozess ist zu hundert Prozent automatisierbar. Die Ausnahmen landen nicht im Nirgendwo, sondern in einer Warteschlange mit klarer Zuständigkeit. Wo eine Entscheidung einen Menschen braucht, wird sie ihm vorgelegt, mit dem Kontext, den er dafür braucht.
Freitext, Belege, unstrukturierte Dokumente: Hier ist ein Sprachmodell das richtige Werkzeug, eingebettet in den Ablauf, mit Konfidenzschwelle und Rückfallweg auf manuelle Prüfung. Der Rest des Prozesses bleibt deterministisch, weil er es sein sollte.
Jeder Durchlauf ist protokolliert: was kam rein, was wurde entschieden, was ging raus. Dazu Monitoring auf Durchsatz und Fehlerquote, damit sichtbar wird wenn ein Prozess kippt, bevor die Fachabteilung es meldet.
Der erste Prozess geht früh live. Alles Weitere entscheiden Sie, wenn Sie den Nutzen gesehen haben.
Welcher Ablauf frisst am meisten Zeit oder verursacht die meisten Fehler. 30 Minuten reichen für die Einordnung.
Mengengerüst, Schnittstellen, Ausnahmen. Ergebnis: was sich automatisieren lässt, mit Aufwand und Einsparung.
Ein Ablauf vollständig statt fünf halb, inklusive Fehlerbehandlung, Protokoll und Monitoring.
Weitere Prozesse auf derselben Grundlage. Jeder folgende ist billiger als der erste.
Wiederkehrende Handarbeit entfällt. Die Fachabteilung bearbeitet Ausnahmen statt Regelfälle.
Urlaub, Krankheit oder Kündigung legen den Prozess nicht mehr still.
Für jeden Durchlauf ist dokumentiert, was passiert ist und warum. Auch Monate später.
Für einen abgegrenzten Ablauf mit stabilen Schnittstellen durchaus, dann ist es die günstigere Antwort und ich sage Ihnen das. Ich komme ins Spiel, wenn der Prozess geschäftskritisch ist, an Bestandssysteme mit echten Berechtigungen muss oder wenn nachvollziehbar sein soll, wer wann was ausgelöst hat. Der Unterschied zeigt sich nicht am ersten Tag, sondern beim ersten Schnittstellenwechsel.
Nein. Ich binde an was da ist. Schnittstelle, Datenbank oder Dateiexport. Einen Systemwechsel zur Voraussetzung zu machen würde die Automatisierung um Jahre verschieben und den Nutzen bis dahin auf null setzen.
Aus dem Mengengerüst der Prozessaufnahme: wie oft der Ablauf läuft, wie lange er dauert, wie viel Nacharbeit entsteht. Wenn die Rechnung nicht aufgeht, sage ich das, dann ist die ehrlichere Empfehlung, den Prozess zu vereinfachen oder zu lassen statt ihn zu automatisieren.
Nur wo Regeln nicht reichen: Freitext, Belege, unstrukturierte Dokumente. Der Rest bleibt deterministisch, weil ein Ablauf der jeden Tag dasselbe tun soll auch jeden Tag dasselbe tun sollte. Ein Sprachmodell ist ein Werkzeug im Prozess, nicht der Prozess.
In den Projekten die ich kenne, bearbeiten sie danach die Fälle die tatsächlich eine Entscheidung brauchen, statt Regelfälle abzuarbeiten. Was daraus in Ihrem Unternehmen wird, ist Ihre Entscheidung. Meine Aufgabe ist, dass die Zahlen dafür auf dem Tisch liegen.
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