Die E-Rechnung ist Pflicht. Das Abtippen ist es nicht.

Zuerst wird gezählt statt vermutet: Wie viele Rechnungen kommen im Monat, über welchen Weg, in welchen Formaten, von wie vielen Lieferanten. Fast immer stehen strukturierte E-Rechnungen, PDFs und ein Rest Papier nebeneinander, und fast immer ist der Anteil der strukturierten größer als gedacht. Das Mengengerüst entscheidet, was sich lohnt und was Handarbeit bleibt.

Ein fertiges Rechnungsportal ist die richtige Wahl, wenn Sie kein Zielsystem mit Schnittstelle haben, wenn Ihre Freigabe dem Standard des Anbieters folgen kann und wenn Sie ein Produkt mit Support statt einer eigenen Lösung wollen. Dann kaufen Sie es, und ich sage Ihnen das im ersten Gespräch. Bauen lohnt sich, wenn das Zielsystem längst steht und eine Schnittstelle hat, wenn die Freigaberegeln Ihrer Organisation folgen sollen und nicht umgekehrt, und wenn die Daten ohne Importdatei in der Buchhaltung landen sollen. Der Unterschied ist nicht die Qualität, sondern die Stelle, an der Handarbeit übrig bleibt: beim Portal am Übergang ins ERP, beim gebauten Weg nirgends. Wenn ein Portal bei Ihnen bereits steht, ist es übrigens ein möglicher Eingangskanal – dagegen spricht nichts.

Zulässig ist jedes Format nach EN 16931, dazu zwischen den Parteien vereinbarte Formate wie EDI. In der Praxis sind das XRechnung und ZUGFeRD ab 2.x, und die tragen die Felder bereits in sich: Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Steuersätze, Bankverbindung. Diese Rechnungen werden gelesen, nicht erkannt, und sind damit der einzige Teil des Eingangs, der ohne Unsicherheit verarbeitet werden kann. Eine Ausnahme prüfe ich gleich zu Beginn: Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL sind laut BMF keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Wer die bekommt, hat ein PDF mit Anhang und muss beim Lieferanten nachfassen.

Im Startpreis laufen PDF und Papier in die Prüfung durch einen Menschen: Sie gehen nicht verloren, sie werden gesehen, bevor eine Buchung entsteht. Ob sich die automatische Texterkennung dafür lohnt, entscheidet das Mengengerüst, und sie wird danach als eigenes Angebot ergänzt. Sie arbeitet dann mit einem Sicherheitswert: Was sicher ist, läuft weiter, was unsicher ist, geht wieder an einen Menschen, statt sich unbemerkt in die Buchhaltung zu schreiben. Diese Grenze wird bewusst gesetzt und ist nachträglich verschiebbar, sobald Sie sehen, wie oft sie greift.

Lieferant gegen Stammdaten, Betrag und Positionen gegen Bestellung und Wareneingang, Bankverbindung gegen die hinterlegte, Rechnungsnummer gegen bereits gebuchte. Gelesen wird dabei über dieselbe Schnittstelle, über die später die Buchung übergeben wird; Prüfungen, die eine weitere Anbindung brauchen, werden vorher angeboten und nicht stillschweigend eingebaut. Doppelte und abweichende Rechnungen fallen dabei auf, bevor sie eine Zahlung auslösen – für die Belege, die durch den gebauten Kanal laufen. Wie streng geprüft wird, richtet sich nach Ihren Daten, nicht nach einer Voreinstellung.

Wer bis zu welchem Betrag freigibt, wer bei Abwesenheit vertritt, was ohne Bestellbezug passiert und was bei Widerspruch: Das sind Regeln im System, mit Frist und Erinnerung. Freigegeben wird dort, wo ohnehin gearbeitet wird – über einen Link in der E-Mail oder im Postfach Ihres vorhandenen Systems. Ein eigenes Freigabeportal mit eigener Benutzerverwaltung entsteht bewusst nicht. Eine Freigabe ist danach ein Vorgang mit Zeitstempel und Person, keine Mail, die jemand aufbewahrt hat.

Die geprüfte Rechnung geht als Buchungssatz an Ihr ERP oder an die Buchhaltung, über die Schnittstelle, die es dort gibt. Das Originaldokument bleibt unverändert liegen, jeder Schritt ist protokolliert und einer Person zuzuordnen. Ob die Aufbewahrung damit den Anforderungen genügt, bewertet Ihr Steuerberater; meine Aufgabe ist, dass die technischen Voraussetzungen dafür erfüllbar bleiben.