Die meisten Unternehmen, mit denen ich darüber spreche, haben eine klare Vorstellung von der E-Rechnungspflicht: 2027 wird es ernst, bis dahin ist Zeit. Der zweite Teil dieses Satzes stimmt nicht, und zwar aus einem Grund, der leicht zu übersehen ist.
Ob Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen müssen, entscheidet nicht Ihr Umsatz in 2027. Es entscheidet Ihr Gesamtumsatz aus dem Vorjahr, also aus 2026. Aus dem Jahr, das gerade läuft und in gut drei Monaten abgeschlossen ist.
Wer dieses Jahr über 800.000 Euro kommt, ist im Januar dran. Das ist keine abstrakte Zukunftsfrage: Ihre Buchhaltung kann heute schon gut einschätzen, ob Sie sich dieser Schwelle nähern oder sie überschreiten werden.
Die Frist, die schon läuft
Die Staffelung sieht in jeder Übersicht gleich aus, deshalb hier nur das, worauf es beim Datum ankommt.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze empfangen können. Das gilt bereits, ohne Übergangsfrist, und es gilt auch für Kleinunternehmer. Verlangt ist der Empfang, nicht die Weiterverarbeitung: dafür genügt im Zweifel ein Mailpostfach.
Ab dem 1. Januar 2027 kommt die Pflicht zum Ausstellen für alle, deren Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr über 800.000 Euro lag. Für 2027 ist das vorangegangene Kalenderjahr 2026.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz.
Auf eine Verschiebung würde ich nicht setzen. Aus dem Handwerk gibt es weiterhin Forderungen, den Stichtag auf 2028 zu schieben. Nach aktuellem Gesetzesstand bleibt es beim 1. Januar 2027. Planen Sie mit den Fristen, die heute im Gesetz stehen.
Das Unangenehme an der 2027er Schwelle ist ihre Rückwärtsgewandtheit. Sie können Ende Dezember nicht mehr beeinflussen, ob Sie betroffen sind. Sie können nur noch feststellen, dass Sie es sind, und dann bleiben Ihnen die Feiertage.
Wer betroffen ist und wer nicht
Die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht gemeint, Rechnungen ins Ausland auch nicht.
Ausgenommen bleiben, auch nach 2028:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV. Der typische Materialeinkauf im Baumarkt fällt darunter.
- Fahrausweise nach § 34 UStDV.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG, was das Ausstellen angeht. Empfangen können müssen auch sie.
- Weitgehend steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, also etwa Vermietung, ärztliche Leistungen oder Finanzdienstleistungen.
Diese Ausnahmen sind der Grund, warum eine pauschale Antwort auf „betrifft uns das" selten trägt. Ein Vermieter mit 3 Millionen Euro Umsatz kann außen vor sein, ein Handwerksbetrieb mit 850.000 Euro nicht. Die Frage ist nicht, wie groß Sie sind, sondern welche Umsätze Sie machen.
Was als E-Rechnung zählt, und was nur so aussieht
Hier liegt der Fehler, den ich am häufigsten sehe, und er kostet nichts, solange niemand hinsieht.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Regelweg führt über die europäische Norm EN 16931. Daneben können die Parteien ein anderes strukturiertes Format vereinbaren, etwa EDI, wenn sich die gesetzlich erforderlichen Angaben daraus vollständig und ohne Informationsverlust in ein normkonformes Format herausziehen lassen. XRechnung und ZUGFeRD sind die verbreiteten Beispiele, aber sie sind Beispiele und keine abschließende Liste: Entscheidend ist das Format, nicht der Markenname.
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Ein eingescanntes Papier erst recht nicht. Und, das ist der Teil, den viele nicht auf dem Schirm haben: ZUGFeRD ist nicht gleich ZUGFeRD.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt klar, dass ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1 die Anforderungen erfüllt, und dass die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich ausgenommen sind. Die beiden Profile tragen nicht den vollständigen strukturierten Rechnungsinhalt, der dafür erforderlich ist.
Praktisch heißt das: Wenn Ihr Lieferant Ihnen ZUGFeRD MINIMUM schickt, haben Sie ein PDF mit einem Datenanhang bekommen, keine E-Rechnung. Und wenn Ihr eigenes System ab 2027 ZUGFeRD MINIMUM ausstellt, erfüllen Sie Ihre Pflicht nicht, obwohl auf der Rechnung ZUGFeRD steht und Ihre Software das auch so nennt.
Das ist eine Frage, die Sie Ihrem Softwareanbieter stellen sollten, und zwar mit der Versionsnummer und dem Profilnamen in der Antwort. „Wir können ZUGFeRD" ist keine Antwort.
Empfangen können ist nicht dasselbe wie fertig sein
Die Empfangspflicht seit 2025 haben die meisten gelöst, und viele halten das Thema damit für erledigt. Technisch stimmt das: Die Datei kommt an, sie lässt sich öffnen, die Pflicht ist erfüllt.
Nur ist Empfangen die kleinere Hälfte der Aufgabe, und die billigere dazu. Was danach passiert, ist in den meisten Häusern unverändert geblieben: Die Rechnung liegt in einem Sammelpostfach. Jemand sieht sie durch. Leitet sie an die Fachabteilung weiter. Wartet auf ein „passt" per Mail. Tippt Lieferant, Betrag und Steuersatz in die Buchhaltung. Setzt die Kostenstelle. Legt das Dokument ab.
Der Witz an diesem Ablauf: Bei einer XRechnung standen die ersten drei Felder bereits maschinenlesbar in der Datei. Sie wurden von einem Menschen gelesen, in dessen Kopf übertragen und von dort wieder eingetippt. Das ist ein Medienbruch mitten in einem Prozess, der schon digital angekommen war.
Die Pflicht hat das Format geregelt. Den Weg von der Rechnung zur Buchung hat sie niemandem gebaut.
Der teure Teil kommt nach dem Format
Rechnen Sie es einmal mit Ihren eigenen Zahlen durch, das dauert fünf Minuten und ist aussagekräftiger als jede Studie.
Nehmen Sie die Zahl der Eingangsrechnungen im Monat. Multiplizieren Sie mit den Minuten, die eine Rechnung von der Ankunft bis zur Buchung an Menschenzeit kostet, Weiterleitungen und Rückfragen eingerechnet. Bei zweihundert Rechnungen und zwölf Minuten sind das vierzig Stunden im Monat, also eine Viertelstelle, die nichts tut außer Daten von links nach rechts zu tragen.
Dann addieren Sie die Fälle, in denen Skonto verfallen ist, weil der Beleg zu lange unterwegs war. Diese Zahl kennt Ihre Buchhaltung meistens, und sie ist regelmäßig größer als erwartet.
Was dabei herauskommt, ist die eigentliche Rechnung. Die Umstellung auf das Format ist eine Pflichtübung mit einem Stichtag. Der Prozess dahinter ist ein laufender Posten, den Sie jeden Monat bezahlen, ob Sie ihn messen oder nicht.
Ab dieser Zahl ist die E-Rechnung kein Pflichtthema mehr, sondern ein Automatisierungsvorhaben mit einer Rechnung, die aufgeht oder nicht.
Was bis Januar wirklich zu tun ist
Wenn Sie in 2026 über der Schwelle liegen oder es nicht sicher wissen, ist das hier die Reihenfolge, die ich empfehlen würde.
Erstens: die Zahl feststellen. Fragen Sie Ihre Buchhaltung nach dem voraussichtlichen Gesamtumsatz 2026 im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG. Nicht den Umsatz aus der BWA, nicht den Umsatz aus dem Vertrieb. Die Definition ist eine steuerliche, und die Antwort gehört von jemandem, der sie kennt.
Zweitens: prüfen, was Ihr System wirklich ausstellt. Nicht ob es „E-Rechnung kann", sondern welches Format, welche Version, welches Profil. Lassen Sie sich eine echte Datei geben und prüfen Sie sie gegen die Norm; dafür gibt es kostenlose Validatoren. Ein Haus, das ZUGFeRD MINIMUM erzeugt, hält sich für fertig und ist es nicht.
Drittens: den Eingang zählen. Wie viele Rechnungen kommen im Monat, über welchen Weg, in welchen Formaten, von wie vielen Lieferanten. Fast immer ist der Anteil der bereits strukturierten Rechnungen größer als gedacht, und fast immer werden genau die abgetippt.
Viertens, und erst jetzt: entscheiden, was gebaut wird. Ohne die ersten drei Punkte ist jede Entscheidung über Software eine Wette.
Was Sie nicht tun müssen, ist alles auf einmal. Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen sind zwei getrennte Vorhaben mit zwei getrennten Fristen. Für 2027 zählt zunächst nur, dass Sie normkonform ausstellen können.
Wo ein Portal reicht und wo nicht
Der naheliegende Weg ist ein Rechnungsportal, und für einen Teil der Fälle ist er auch der richtige. Wenn Sie kein Buchhaltungssystem mit brauchbarer Schnittstelle betreiben und mit dem Standardablauf eines Anbieters leben können, kaufen Sie das Portal und sind fertig. Das ist keine Notlösung, das ist die günstigere Antwort.
Wo ein ERP mit Schnittstelle steht, sieht die Rechnung anders aus. Ein Portal löst dort vor allem die Ablage und verschiebt den Rest: Der Beleg liegt jetzt an einer zweiten Stelle, die Freigabe läuft weiter über Mails, und ins Buchhaltungssystem kommen die Daten immer noch über eine Datei, die jemand pflegt. Sie haben ein System mehr und denselben Ablauf.
Die Alternative ist, den Weg selbst zu bauen, in die Systeme hinein, die ohnehin betrieben werden: auslesen, gegen Bestellung oder Stammdaten prüfen, nach Betrag und Kostenstelle freigeben lassen, ans Zielsystem übergeben, jeden Schritt protokollieren. Rechnungen ohne Auffälligkeit laufen dann durch, ohne dass jemand hinsieht; das ist gemeint, wenn von Dunkelverarbeitung die Rede ist. Angesehen wird nur noch, was eine Entscheidung braucht.
Welcher der beiden Wege bei Ihnen billiger ist, entscheidet das Mengengerüst und die Frage, ob ein Zielsystem mit dokumentierter Schnittstelle existiert. Beides steht nach ein paar Tagen fest. Wenn bei Ihnen bereits ein ERP oder ein Buchhaltungssystem mit Schnittstelle steht, lohnt es sich deshalb, nicht nur über ein Portal nachzudenken. Wie ich einen Rechnungseingang vom strukturierten Beleg bis zur Buchung baue, steht auf der Seite zum Automatisieren des Rechnungseingangs.
Was dieser Artikel nicht ist
Keine steuerliche und keine rechtliche Beratung. Ich baue die Technik dahinter, und ich nenne die Fundstellen, damit Sie und Ihr Steuerberater damit weiterarbeiten können. Die Bewertung Ihres konkreten Falls, insbesondere die Frage nach dem Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG und die Frage nach der Aufbewahrung, gehört zu Ihrem Berater.
Die Angaben hier sind auf dem Stand vom 9. September 2026 und stützen sich auf § 14 UStG, § 19 Abs. 2 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33 und 34 UStDV sowie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Prüfen Sie sie nach, bevor Sie eine Entscheidung darauf gründen. Bei Fristen, die sich ändern können, ist ein Artikel immer nur ein Zwischenstand.
